Понедельник, 25, окт, 8:21

  • Автор:
    Андрей Матюшенко, системный аналитик компании Xerox в России

В последние годы юридические компании становятся всё менее консервативными и предлагают бизнесу всё более широкий диапазон услуг.

При этом на рынке укрепляются позиции молодых игроков, которых многие корпоративные клиенты выбирают вместо представителей «старой школы». В этих условиях для юридических компаний стало особенно важно осваивать новые, более эффективные технологии, которые помогут наращивать долю на рынке, доходность и маржинальность бизнеса.

Решение — автоматизация

Сотрудники, создающие ценность услуг, могут тратить довольно много времени на рутинные операции, которые сами по себе не приносят прибыли. По данным Clio, небольшие юридические компании ежедневно теряют из-за этого в среднем 5 часов 36 минут рабочего времени. Ведь только лишь на сканирование и печать документов у одного сотрудника может уходить до 3,5 часа в неделю.

Чтобы решить эту проблему, можно автоматизировать стандартные повторяющиеся процессы — от проверки и оцифровки документов до составления контрактов и применения шаблонов при коммуникации с клиентами.

Освободившись от рутинных обязанностей, сотрудники смогут тратить больше времени на ключевые для бизнеса задачи. Даже если каждый сотрудник будет экономить по несколько секунд в день, производительность труда в масштабах компании возрастёт. А значит, увеличится и прибыльность бизнеса. Это позволит создать хороший фундамент для повышения маржинальности, даже если доходы компании не растут так быстро, как хотелось бы.

Привычные устройства с непривычными функциями

Чтобы автоматизировать работу с информацией и документами, необязательно устанавливать мощные программные комплексы. Во многих случаях будет достаточно более простых и доступных решений для поэтапной трансформации рабочих процессов.

Например, существуют приложения для малой офисной техники, многие из которых разработаны специально для юристов и легко интегрируются с программными платформами, популярными в юридических компаниях. Такие решения расширяют возможности печатных устройств и позволяют автоматизировать рутинные обязанности, на которые приходится отвлекаться сотрудникам.

Например, бывает так, что необходимо оперативно заключить сделку, но контрагенты разбросаны по всему земному шару. В результате сбор подписей превращается в серьёзную логистическую проблему и отнимает много времени. Эту проблему может решить приложение Connect App for DocuSign, которое интегрирует малую офисную технику с платформой DocuSign и автоматизирует работу с подписями, позволяя управлять ей через простой сенсорный интерфейс печатного устройства. Также с помощью этого решения можно просматривать и распечатывать документы из системы, сканировать непосредственно в шаблоны и черновики DocuSign, добавлять получателей и поля для подписи.

Ещё одним серьёзным вызовом может стать удаление персональных данных при обмене документами, особенно если это сканы. Упростить этот процесс позволяет приложение Auto-Redaction App, которое автоматически вырезает личную и конфиденциальную информацию из отсканированных документов. После обработки файл можно отправить по электронной почте или сохранить, не беспокоясь о раскрытии персональных данных.

Также с помощью современных технологий можно сократить количество шагов при сканировании и печати документов. Например, это позволяют сделать приложения Connect App for iManage и Connect App for Clio, которые обеспечивают прямое взаимодействие принтеров и МФУ с платформами iManage и Clio.

Разумеется, есть и другие приложения, позволяющие юридическим компаниям автоматизировать рабочие процессы и даже изменить схему оказания услуг, чтобы лучше адаптироваться к новым рыночным условиям. Если же задачи нестандартные и не удаётся найти подходящее решение, можно разработать на заказ приложение с необходимыми функциями.

От теории к практике: с чего начать?

Чтобы максимально эффективно использовать потенциал решений для автоматизации, начните с анализа бизнес-процессов в вашей компании. Изучите маршруты движения информации и документов, выявляя узкие места и трудоёмкие повторяющиеся операции. Когда удастся найти проблемные процессы, будет намного проще подобрать технические решения для их оптимизации.