-
Автор:Денис Ширяев
Почему юридические фирмы крайне редко проводят и участвуют в пресс-конференциях? Нужно ли использовать этот инструмент взаимодействия со СМИ в своей работе? Какие информационные поводы для этого использовать? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье Дениса Ширяева, специалиста по продвижению юридических фирм.
Проведение пресс-конференций в юридическом мире – явление редкое. Связано это прежде всего с тем, что сама по себе юридическая фирма не представляет интереса для журналистов, в силу того, что не является источником новой информации, а обычно выступает в качестве эксперта по тем или иным вопросам, инициированным третьими участниками (судебными органами, законодательной или исполнительной властью, бизнесом, общественными организациями).
Однако это вовсе не значит, что не нужно использовать проведение пресс-конференций для продвижения юридических фирм. Наоборот, делать это нужно обязательно – причем как организовывать, так и участвовать в них.
Некоторые владельцы компаний считают, что в целях экономии достаточно разослать пресс-релиз, и если событие значимое, то результат обязательно можно будет увидеть в СМИ. Все это верно, но даже среди значимых событий есть исключения, которые требуют не обычной рассылки пресс-релизов, а усиления внимания к новости. Принимая решение о проведении пресс-конференции, вы показываете журналистам (а через них и обществу) всю исключительную важность события, обращаете особое внимание на информацию, которая будет звучать на встрече.
Выбор информационного повода
При подготовке пресс-конференции первый вопрос, который необходимо решить, касается информационного повода – насколько и кому будет важна тема мероприятия. Проведите анализ рынка, если возможно – поговорите с представителями делового сообщества, чиновниками, обязательно пообщайтесь с журналистами (только с теми, кто пишет на тему, связанную с предстоящей пресс-конференцией) на предмет актуальности информации, которую вы собираетесь раскрыть на мероприятии. Из таких бесед вы узнаете, насколько необходимо проведение пресс-конференции вообще, а также сможете скорректировать темы и вопросы, которые будут обсуждать участники мероприятия.
Не менее важно решить вопрос по поводу спикеров (кто будет говорить на пресс-конференции). Спикерами обычно выступают первые лица компаний, которые к тому же должны быть интересны для прессы.
Формат мероприятия предполагает наличие не одного, а двух и более спикеров из разных организаций, объединенных одним информационным поводом, относительно которого созывается пресс-конференция.
Обозначим некоторые темы, которые можно освещать, созывая пресс-конференции. В первую очередь, интересны мероприятия, организуемые для того, чтобы объявить об участии фирмы в крупных бизнес–проектах в качестве консультантов. Причем можно как анонсировать это событие, так и информировать о его промежуточных результатах или итогах. Весьма полезной может быть и пресс-конференция, организованная в рамках проведения серьезных деловых форумов, которые затрагивают перспективы развития в различных сферах. Пресс-конференцию стоит созвать и для информирования журналистов о поддержке фирмой таких культурных событий, как фестивали и выставки. Также не стоит забывать и о внутренней жизни фирмы. К примеру, открытие офиса в новом регионе или слияние с другой юридической компанией – такие новости также могут заинтересовать СМИ, поэтому необходимо анализировать и прорабатывать информационные поводы, которые относятся к внутренней жизни вашей организации. Так, пару месяцев назад одна региональная юридическая фирма объявила о подписании договора о сотрудничестве с западными коллегами. В честь такого события была проведена пресс-конференция с участием российских и западных представителей, итогом которой стали публикации в местных деловых изданиях.
Важно! Помните, что непосредственное общение наиболее продуктивно при работе с представителями СМИ, инициируйте такие встречи самостоятельно. Главное – поднимайте на них вопросы, значимые не только для вашей компании, но и для более широкого круга участников общественной и деловой жизни вашей страны, региона, города.
Организация пресс-конференции
После того, как вы определитесь с темой, вопросами и списком участников, приступайте к непосредственной организации пресс-конференции. Создайте базу данных журналистов, которым будет интересна заявленная тема, и разошлите им пресс-релиз, анонсирующий событие. Рассылка должна осуществляться примерно за неделю до даты проведения мероприятия. В пресс-релизе нужно четко и коротко указать обсуждаемые вопросы и участников (включая их должности). Параллельно звоните журналистам сами и продолжайте интересоваться, насколько эта тема им интересна, возможно, такое общение с ними поможет вам сделать программу еще интереснее и актуальнее. Также вы будете знать, какие вопросы интересуют того или иного журналиста, сможете заранее подготовить ответы и затем качественно отработать их на самой пресс-конференции. Еще один звонок журналистам необходимо сделать накануне мероприятия.
Выбирая дату, очень важно выяснить, не проводит ли в этот день кто-нибудь еще пресс-конференцию или другое значимое событие, пересекающееся по тематике с вашим мероприятием (такую информацию можно найти на лентах информационных агентств и на сайте отраслевых СМИ). Если это так, то лучше перестраховаться и назначить встречу с журналистами на другой день.
Назначая время, помните, что пресс-конференцию необходимо проводить в первой половине дня – для того, чтобы журналисты ежедневных изданий успели написать материал в завтрашний номер газеты, а представители телевизионных СМИ смогли подготовить сюжет для вечерних новостей. Идеальный временной промежуток для проведения пресс-конференции – с 11:00 до 14:00.
Пресс-конференцию лучше проводить во вторник, среду или четверг. Середина недели – оптимальное время, так как за день до мероприятия вы сможете еще раз обзвонить журналистов (в выходные сделать это крайне сложно). Назначая событие в понедельник, вы рискуете тем, что не сможете накануне напомнить журналисту о пресс-конференции, а если организовывать мероприятие в пятницу, то ваша информация за выходные может перестать быть актуальной, потеряется среди других новостей или о ней могут и вовсе забыть. Обратите внимание на то, что еженедельные издания сдают свои материалы в четверг, так что если мероприятие проходит в пятницу, они не успеют подготовить статью и поэтому, скорее всего, не посетят пресс-конференцию.
Необходимо разработать программу, которая должна включать обсуждаемые вопросы и список спикеров с указанием должности. Не забудьте обеспечить такой программой не только журналистов, но и выступающих. Также укажите продолжительность мероприятия. По итогам пресс-конференции журналист не должен устать или утомиться, поэтому само событие не должно длиться больше одного часа (идеально – отвести 30 минут на все доклады выступающих и около 30 минут – на вопросы из зала). Оставьте время для неформального общения на безалкогольном фуршете: можно организовать небольшое интервью, поинтересоваться у журналистов впечатлениями о прошедшем мероприятии, узнать, нет ли необходимости выслать дополнительную информацию. Минеральную воду, чай и кофе предлагайте как до начала, так и после мероприятия. Итого, в среднем, продолжительность всего действия – полтора часа.
Не забудьте разместить на столе в президиуме таблички с именами выступающих, всем остальным участникам подготовьте именные бейджи и вручайте их во время регистрации. Заранее проверьте аппаратуру, которая будет задействована. Убедитесь в том, что установлены указатели, которые помогут участникам пресс-конференции найти нужный зал.
Всех пришедших представителей СМИ необходимо зафиксировать. При регистрации раздайте каждому журналисту пресс-папку, которая должна включать в себя следующее: программу пресс-конференции, информацию о выступающих, презентации (если они есть), информацию о компаниях, которые представляют спикеры (если есть брошюра, то стоит вложить ее), пресс-релиз. Желательно, чтобы все материалы были собраны в папке с логотипами организаторов. Если имеются в наличии предметы с элементами корпоративного стиля (ручки, блокноты, флэш-карты) – они должны распространяться вместе с пресс-папкой.
Разместите перед залом, где будет проходить пресс-конференция, и внутри стойку (баннер) вашей компании. Также над столом президиума повесьте баннер с указанием названия мероприятия, даты проведения и логотипами всех его участников.
Обеспечьте присутствие собственного фотографа на пресс-конференции. Фотографии с мероприятия можно затем разослать журналистам, если они их запросят, а также разместить на сайте.
Обязательно по итогам мероприятия разошлите пресс-релиз тем представителям СМИ, которые не явились на пресс-конференцию.
Помните, что у каждого журналиста должен быть номер вашего мобильного телефона на случай, если ему понадобится дополнительная информация по этому мероприятию, или он соберется обратиться к вам в будущем с другими запросами.
Опубликовано в журнале Юридический бизнес, 2009