Делу время

Эффективная организация рабочего времени – одна из наиболее сложных задач, с которыми сталкиваются и небольшая юридическая фирма, и отдельно практикующие специалисты.

Имея достаточно прочную опору и мощную поддержку, крупные фирмы легко могут оплатить 1800-2000 рабочих часов в год, в то время как маленькие фирмы и юристы-одиночки, с учетом возложенных на них дополнительных административных функций и многих других “отвлекающих” факторов, – лишь 1500 рабочих часов.

Юристы в небольших юридических конторах, словно жонглеры в цирке, должны позвонить клиентам, провести с ними переговоры, представить их интересы в суде, а кроме всего этого еще и урегулировать часто возникающие трудности по оплате оказанных ими услуг.

Неважно, платят ли вам за каждый час рабочего времени или же за выполненную работу в целом, ваша возможность заработать в любом случае зависит от потраченного вами на то или иное дело времени. Ключ к продуктивной работе – наличие системы, которая бы позволяла осуществлять практику отдельно от административных обязанностей. Таким образом, вы сможете экономить свое рабочее время.

Как белка в колесе

Мои клиенты говорят, что чувствовали бы себя комфортно, работая 2500 часов в год. Это число представляет собой общее количество часов, потраченных на исполнение всех заданий без исключения. В небольших юридических конторах трудно получить плату даже за 5 часов из 10, проведенных на рабочем месте. Причина тому – бесконечные второстепенные обязанности и поручения, которые сотрудники должны выполнять, параллельно осуществляя свою основную работу. Среди них:

• Контакты с постоянно названивающим клиентом (если нет помощника или параюридического лица);
• Обязанности секретаря-референта, которые приходится исполнять самому адвокату (если помощи секретаря недостаточно);
• Подготовка счетов, их оплата, ведение бухгалтерии (если в вашей фирме отсутствует должность бухгалтера);
• Просмотр, отсеивание и сортировка потенциальных клиентов (если с этим вновь не справляется ваш секретарь);
• Урегулирование вопросов с владельцем/арендодателем (если отсутствует должность управляющего);
• Техническое обслуживание и содержание компьютеров и офисной оргтехники (если отсутствует должность офис-менеджера).

К концу дня вы ощущаете невероятную усталость от проделанной вами работы, но в тоже время недоумеваете, почему к оплате представлено всего лишь 3 часа из 10, которые вы провели на рабочем месте. Такая проблема – явление обычное для юристов из небольших фирм.

Подводные камни одиночного плавания

В широком смысле, та свобода действий, которую предоставляют небольшие юридические компании, с одной стороны, привлекает профессионалов, а с другой, является основным препятствием на пути к увеличению производительности труда этих специалистов. Стремление обрести эту свободу – своего рода попытка избежать гнета и тирании крупных корпораций. Но, к сожалению, раскачивание маятника в противоположном направлении может также привести к полнейшему хаосу.

Работая в немногочисленном коллективе мелкой юридической фирмы, адвокат вынужден становится «мастером на все руки», сталкиваясь порой с такими обязанностями, к которым он не готов, которые ранее ему решать не приходилось, и которые вообще далеки от его непосредственной профессиональной деятельности. Если вы привыкли, приходя на работу, заниматься только тем вопросом, который вам поручен, записывать количество потраченных на него часов и вовремя возвращаться домой, – ведение своего дела покажется вам настоящим кошмаром.

Организуя свою частную юридическую практику или устраиваясь в штат небольшой конторы, первое, с чем вам предстоит столкнуться – это огромное количество всевозможных деталей и мелочей. И вот жизнь уже кажется вам чередой маленьких и занудных проблем, решение которых ложится исключительно на ваши плечи.

Кроме того, существуют и другие отвлекающие факторы. Например, звонки от ваших друзей, родных, знакомых. Причем желание поболтать с ними подольше, вероятно, не возникло бы у вас и вовсе, установи начальство контроль за вашей системой расчета оплачиваемого рабочего времени. Таким образом, вместо 30-40 минут философских размышлений с приятелем, в крупной юридической компании в вашем распоряжении было бы не более 5-ти.

Далее следует ваш компьютер. Вообще, компьютеры обладают волшебной способностью периодически ломаться в самый неподходящий момент, или хуже того, функционируя наилучшим образом, выдавать совершенно не то, что от них требовалось. Настоящие чудеса начинаются тогда, когда вы решаете устранить неполадки. Масса времени, словно по мановению волшебной палочки, попросту улетучивается в неизвестном направлении. Так, вы начинаете устранять проблему в 8:30 утра, а взглянув на часы «минут через 15», обнаруживаете, что уже 23:27 вечера. Не один раз, сидя за компьютером, я ощущал непонятное чувство голода, объяснение которому находилось немного позже – я всего-навсего пропускал таким образом не только завтрак, но и обед, и даже ужин.

Расстановка приоритетов

Такое количество различных заданий наиболее целесообразно решать по мере их поступления. Иначе когда они скапливаются и образуют своего рода пробку, большинство юристов выбирают из них наиболее импонирующие им и продолжают трудиться в этом направлении до тех пор, пока не возникают какие-то более срочные и неотложные дела.

Этот метод «смазывания скрипучего колеса» может привести к кризису системы, так как не всегда дело, требующее от юриста повышенного внимания, является его непосредственной работой. Чем дольше такие срочные отвлекающие факторы превалируют над более важными профессиональными обязанностями адвоката, тем вероятнее угроза кризиса.

Спустя некоторое время, эти действительно важные дела настолько запускаются юристами, что они вынуждены работать в режиме пожарников. К факторам, отвлекающим от работы, можно отнести и бесконечные расспросы клиентов о ходе и ведении дела. Вскоре офис уже напоминает зону, находящуюся под обстрелом, по которой мечется адвокат, до сих пор не решивший: то ли вести неравный бой и отстреливаться, то ли все бросить и с воплем убежать. Звучит до боли знакомо?

Единственный способ упорядочить свою работу и свой рабочий день – расставить для себя приоритеты. Составьте список ваших ежедневных обязанностей и дел (включая и те, которые не подлежат оплате), располагая их в соответствии с определенными вами приоритетами (оплачиваемая деятельность, а также деятельность, связанная с управлением компанией, должны располагаться в начале этого списка). Это не обязательно должен быть какой-то конкретный план в духе «мне необходимо», а может быть общий список с ежедневными заданиями. Если вам трудно составить нечто подобное, попробуйте просто в течение недели записывать все свои действия с начала рабочего дня и до его завершения. Возможно, это немного скучно и утомительно, зато представляет немалую информативную ценность.

Таким образом, составленный вами в соответствии с вашими приоритетами список дел, будет являться своего рода образцом, по которому вам следует выстраивать свою дальнейшую работу. Итак, первый шаг – описать все, чем вы занимаетесь на работе изо дня в день, причем включая и ведение дел клиентов, которое вам непосредственно оплачивают, и то, что вы планируете сделать (например, обновить заявление на покупку нового компьютера). Разделите задания на 4 категории в соответствии со сроками выполнения и степенью их важности и значимости. Далее, составьте свою Таблицу Приоритетов.

Первая категория (Срочное и важное)

Сюда вы должны поставить задачи, выполнение которых жизненно необходимо для вас и вашего бизнеса, причем сроки окончания данной работы либо уже вышли, либо на исходе. Эта деятельность, безусловно, важнее всей остальной. Вы должны посвятить себя её исполнению практически целиком, окунуться в неё головой и работать до тех пор, пока эта графа не опустеет. Примерами таких заданий могут быть: оплата просроченной ренты, подготовка к проходящему на следующий день судебному заседанию, проведение судебного заседания до вступления в силу нового закона, подготовка документации для завтрашней встречи с клиентом, звонок клиенту, который угрожает вас уволить или подать на вас жалобу, и т.д. Это «горящая» графа. Чем больше в ней пунктов, тем тревожнее и беспокойнее будете себя чувствовать вы, и тем больше пострадает ваша производительность труда. Если вы эффективно ведете свое дело, эта графа должна содержать как можно меньше информации.

Вторая категория (Важное, но не срочное)

В эту группу вам следует отнести выполнение жизненно необходимых дел, сроки окончания которых, однако, выглядят не столь угрожающе. Эта категория занимает второе по важности место. Большинство дел, которые вы считаете наиболее важными, должны отображаться именно в этой графе. Ваша основная задача – не допустить, чтобы задачи этой колонки постепенно не преобразовались в задачи первой.

Третья категория (Срочное, но не столь важное)

Сюда попадают дела, настойчиво требующие вашего внимания, но не являющиеся неотложными. Телефонные звонки от друзей и членов семьи могут подождать до вашего прихода домой или до момента, когда вы разберетесь с делами из первых двух категорий. Ремонт или настройка компьютера также могут подождать, но не в случае, когда это имеет непосредственное отношение к задачам из первых двух граф (например, набор и подготовка необходимой документации). Задания третьей категории носят дискреционный характер. Откладывайте их выполнение до тех пор, пока не будут закончены по-настоящему важные.

Четвертая категория (Не важное / Не срочное)

В эту категорию входят абсолютно не имеющие никакого значения для вашей профессиональной деятельности вещи, постоянно «тормозящие» работу. Это ваши союзники в деле совершенствования навыков отлынивания от работы, оттягивающие сроки её исполнения и, в конце концов, разрушающие вашу производительность труда. Эта злополучные игры «Пасьянс» и «Сапер» на вашем компьютере, чтение газет и периодики, не имеющей отношения к юриспруденции, звонки на радио с целью «передать привет всем, кто сейчас в офисе», обсуждение футбольного матча с коллегой в течение 40 минут, походы по магазинам в личных целях и так далее. (Кстати, многие юристы признавались мне, что занимались всем вышеперечисленным в рабочее время, вместо того, чтобы заниматься тем, за что им непосредственно платят). Это “зона пустяков”. Всем тем, что сюда входит, следует заниматься в свободное от работы время. Вам стоит назвать эту графу: “То, чем можно заняться после работы”.

После того, как вы постепенно заполните свою Таблицу Приоритетов, вы можете приступать к выполнению задач первостепенной важности, которые вы отнесли к категории номер один. Если в этой графе у вас не одна задача, а несколько – расположите их по принципу первостепенной важности и неотложности. Когда закончите с группой номер один, приступайте к группе номер два и т.д.

Не унывайте, если первая графа содержит до 35 пунктов. Возможно, что на постепенное уменьшение этой цифры потребуется не меньше месяца работы, чтобы затем можно было приступить к графе номер два. Таким образом, вы сумеете избежать пустой траты времени. Начинайте день с обновления этого списка. По завершению дел первой категории, закройте эту графу и приступайте к следующей. Ваш лист ежедневно будет пополняться все новыми задачами. На эти упражнения у вас будет ежедневно уходить от 15 до 20 минут, зато свою работу вы будете заканчивать на 1-2 часа быстрее.

Позвони мне, позвони

Постоянные звонки клиентов представляют наибольшую трудность для малых юридических фирм. Названивая бесчисленное количество раз, они нисколько не сомневаются в вашем моментальном ответе. А если уж вы подняли трубку, значит должны бросить все и заниматься исключительно их вопросом.

Многие юристы чувствуют себя обязанными отвечать клиентам и потакать их желаниям, даже отрываясь от своих занятий. В конце дня вы можете насчитать около 10 таких телефонных звонков, а значит вас 10 раз отвлекали от дела, на котором вы яростно пытались сосредоточиться. Сейчас на вашем рабочем столе открыто 10 файлов, на каждый из которых вы потратили около 15 минут. Работая таким образом, очень трудно на чем-либо сосредоточиться и не потерять мысли.

Я полагаю, что каждый такой звонок снижал продуктивность вашей работы и тем самым увеличивал время выполнения той или иной задачи на 2-3 минуты. Каждый раз, положив трубку, вам приходилось тратить немало времени, чтобы вновь погрузиться в свою работу, задавая себе вопрос: “Итак, на чем же я остановился?”. Отвлекаясь от работы 10 раз, вы тратили около 20-30 минут на поиски нужного ответа. Таким образом, ежегодно впустую тратится от 80 до 120 часов. Учитывая почасовую оплату в 150$, это означает потерю от 12 000 до18 000$. Это значительные цифры для небольшой юридической практики, кроме того, эти деньги могли бы стать годовой арендной платой.

Качество вашей работы также оказывается под угрозой. Юридическая практика требует тщательного анализа, усвоения проблемы, креативности при её решении. Чем дольше вы осмысливаете какой-либо вопрос, концентрируетесь на нем, тем качественнее будет конечный результат. И наоборот, чем больше вас торопят и ограничивают во времени, тем чаще вам приходится прибегать к различного рода уловкам и сокращениям.

Ключом к более качественной и продуктивной работе является осознание вами разницы между понятиями “всегда доступен” и “готов отреагировать”. “Доступен всегда” означает, что к адвокату можно обращаться за помощью в любое время, где бы он не находился. Он тут же поднимет трубку или ответит на ваше сообщение. Конечно, это очень удобно и выгодно для клиентов, но тяжело и опасно для самого юриста. В конечном счете, от этого страдает и сам клиент, так как работа над его делом постоянно прерывается, затягивается, и таким образом, разрушается целостность самого процесса, что непременно скажется на результате.

“Готов отреагировать» означает, что клиент может рассчитывать на беседу со своим адвокатом через некоторое время после своего звонка. Ответные звонки требуют от юристов оперативности и осуществляются практически сразу же после звонка клиента. Интересен тот факт, что первая категория “всегда доступных” адвокатов отвечает не так оперативно, как вторая, где адвокаты “готовы к реакции”. Дело в том, что первые очень часто не укладываются в сроки, опаздывают, и у них нет времени на обратную связь. Все это усугубляет проблему, так как клиент понимает, что без настойчивости ему не обойтись и еще больше отвлекает своего адвоката от насущного дела.

Ограничив свою доступность и будучи более привередливым в вопросах обратной связи, вы увеличите продуктивность своей работы. Никогда не давайте свой номер клиентам. Его должны знать только ваши сотрудники. Как только вы даете номер клиентам, они расценивают это как вашу готовность помочь в любое время суток (порой, в воскресенье в 4 часа утра), а, кроме того, считают возмутительным тот факт, что вы не перезвонили им ровно через 3 минуты. По их мнению, вы попросту проигнорировали сообщение и тем самым ужасно их оскорбили. Таким образом, столь благородное, на первый взгляд, проявление доброй воли, будет стоить вам покоя, рассудка и ухудшения взаимоотношений с клиентами. Продиктовав свой номер, проявите заблаговременную заботу – зарезервируйте себе койку в психиатрической лечебнице прямо сейчас.

Тихий час

Чтобы максимально увеличить производительность труда, вам следует разработать так называемые «рабочие зоны». Это период времени, когда вы, абстрагируясь от всего остального, занимаетесь работой, которую вам непосредственно оплачивают. Вы закрываете дверь и предупреждаете сотрудников, чтобы вас не беспокоили, если только в офисе не начнется пожар. Когда вы находитесь в «рабочей зоне», вы недоступны для входящих вызовов, так как для всех жаждущих вас нет на рабочем месте. Если у вас подключена услуга голосовой почты, активируйте её. Если у вас есть секретарь, пусть он отвечает, что вас нет, и вы перезвоните попозже, как только вернетесь (а именно – как только закончите то, что намечали).

Установите две рабочие зоны в день: утром и вечером. Такой распорядок гарантирует вам 4 часа непрерывной работы над делом из вашей Таблицы приоритетов. Вскоре вы обнаружите, что графа, которую занимала категория номер один, постепенно опустела. Ваша работа станет более эффективной и продуктивной, а клиенты будут вами довольны вдвойне, так как почувствуют, что вы способны быстро реагировать на их просьбы.

В промежутках между рабочими зонами ваша деятельность не будет хоть сколько-нибудь отличаться от вашего сегодняшнего рабочего дня. Так как вам много придется общаться по телефону, вам следует запланировать на это время какие-то незначительные и не требующие большой концентрации внимания дела. Займитесь работой, от которой можно отвлекаться, а затем вникать заново без особых проблем и усилий.

Мои клиенты, перешедшие на систему рабочих зон, резко увеличили показатели оплачиваемых им часов. Ежедневно таких часов у них становилось на один, а то и несколько больше. Они также почувствовали себя более уверенно со своими клиентами, отвечая на их звонки и выполняя их просьбы в строго определенное время.

Следите за часами

Для увеличения объема выполненной работы очень важно правильно поставить цель. Не нужно бояться, смело устанавливайте себе число рабочих часов на день, на месяц и даже на год, а затем следите за своей увеличивающейся работоспособностью. Многие юристы, при чем чаще всего в небольших конторах, никак не могут взять в толк, на что они тратят свое время. Они усердно трудятся, а в конце месяца оказывается, что у них на счету всего 62 оплаченных часа. К тому времени, пока они это осознают, пройдет еще один год, им оплатят 700 часов, и в результате окажется, что их секретари заработали больше.

Для любого юриста, работающего полный рабочий день, эта цифра не должна быть ниже 1000 часов в год, в противном случае либо у вас было мало дел, либо вы трудились крайне неэффективно. Чтобы выработать такую норму, нужно трудиться 4 часа 20 минут каждый день, а значит – 84 часа в месяц. Чтобы достичь этой цифры (или любой другой, которую вы для себя установите), вам нужно ежедневно записывать количество отработанных вами часов и сравнивать эту цифру с запланированной.

В начале каждого месяца устанавливайте норму рабочих часов на каждый день. Затем увеличивайте эту цифру, исходя из общего количества реально отработанных вами часов. На праздники и выходные чересчур загружать себя не стоит, но если вы все же работаете и в эти дни, значит, дело вас действительно захватило.

Каждый день вы записываете свои реально отработанные часы, добавляете к ним вчерашний результат, а затем сравниваете полученную цифру с запланированной. Так вы сможете оценить продуктивность своей работы.

Подобного рода упражнения занимают менее 5 минут в день. Если их прилежно выполнять, можно многое выяснить о своем темпе работы и затем корректировать его в нужном вам направлении. Если у вас есть над чем трудиться, вы вскоре поймете, что очень близко приблизились к запланированным цифрам.

Цепная реакция

Мои клиенты, активно использующие в своей работе Таблицу приоритетов, Рабочие зоны и План рабочего времени, постоянно повышают продуктивность своего труда, что, в свою очередь, обуславливает увеличение их годового дохода. У меня были клиенты, прибавившие к своему ежегодному доходу 50 000$, благодаря 1-2 часам, появившимся у них за счет более продуктивной работы. Так как эта эффективная и успешная работа никоим образом не связана со сверхурочным трудом, весь полученный от неё доход можно рассматривать как прибыль в чистом виде.

Многие клиенты также заявляют, что увеличение продуктивности их работы способствует рекламе всего бизнеса. Кроме того, за счет появившегося дополнительного времени и полученной от него прибыли, фирма приобретает новые полезные деловые контакты.

Для юридической практики продуктивность играет огромную роль. Ведь у вас появляется множество драгоценных минут, которые могут обогатить ваш бюджет, повысят уровень вашей жизни и позволят проводить больше времени с семьей и близкими. Используйте эти минуты с умом и наслаждайтесь результатами.

© Art Italo, 1996. Все права защищены