Новый год 1

Торопиться не значит успевать

05. 03. 2018
posted by: Юридический бизнес
Просмотров: 544
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Rating 0.00 (0 Votes)
Один из главных наших ресурсов, данных природой – время. Это именно то богатство, которым мы то не дорожим и теряем попусту, то ищем и не можем выкроить ни секунды.

hourglass 2910948 3401

Наша жизнь ускоряется, и современный бизнес тому отличное подтверждение. Профессия юриста подвластна этой моде как никакая иная.

Проблема времени в юридическом мире

Управление временем – один из важнейших пунктов организации деятельности юриста. Данный навык можно назвать залогом успеха в современном безумно спешащем мире бизнеса предоставления услуг. Умеющие управлять своим временем способны быстро находить нужную информацию, эффективно справляться с поставленными профессиональными и личными задачами, производить приятное впечатление на клиентов и вообще быть успешными в любой ситуации - ведь само время у них в кармане!

Кроме того, можно сказать, что управление временем связано не только с профессиональными успехами юриста, но входит в этический кодекс, который определяет правильное поведение в отношениях с клиентами. Этот кодекс можно найти, например, на сайте АВА (Американской Ассоциации Адвокатов). Адвокат должен так распланировать свое время, чтобы иметь возможность доводить до конца все начатые дела, подразделяя их на срочные, необходимые, важные и второстепенные. Существует множество специально разработанных программ и семинаров для юристов, в которых последовательно даны все пункты, соблюдая которые можно прекрасно распределить свое рабочее время и достигнуть вершины успеха.

Все жалуются на то, что у них не достаточно времени, но на самом деле всем нам даны одни и те же сутки, одни и те же часы. Разница же заключается только в том, как каждый из нас ими управляет и распоряжается.

Проблема времени сейчас признана настолько, что ее помогают решать глобально, устраивая всевозможные семинары, читая лекции и выпуская книги.

Помощники в решении вопроса времени

Существуют и специальные сайты, посвященные проблеме тайм-менеджмента внутри юридической фирмы. Например, http://www.timemanagementforlawyers.com, на котором размещены статьи, аннотации на книги и рекомендации по эффективному тайм-менеджменту. Здесь также можно найти список семинаров, посвященных данной проблеме. Организация, занимающаяся этим, называется Spencer Consulting. Ее основной задачей является помощь юристам, которые хотят стать более успешными, добиться таких результатов, которые бы удовлетворили их амбиции. Для осуществления этой задачи Spencer Consulting организует разного рода семинары и лекции в США. Основателем данной консалтинговой фирмы является Маргарет Спенсер Диксон – юрист по образованию. Долгое время она работала по специальности, а затем, в 1992 году, открыла свою консалтинговую фирму. Теперь она занимается публикацией статей, проведением семинаров и чтением лекций по тайм-менеджменту и связанным с ним темам: «Отсрочивание», «Управление проектами», «Управление стрессом», «Эффективное проведение встреч» и т.д. На сайте фирмы можно найти ее основные публикации, а также заказать написанные ею книги и аудио-программы.

Помимо консалтинговых решений, существует немало различных руководств по тайм-менеджменту для юридических фирм, кроме того, сейчас очень распространено использование новейших технологий, направленных на повышение эффективности работы юриста в офисе. Их перечень и описание можно найти практически на любом сайте, посвященному профессии юриста. К таким технологиям можно отнести: различный софт для ПК, телефоны, удобные программы по коммуникации, сбору, хранению и передаче данных. Для примера можно упомянуть названия таких программ, как менеджер задач TaskMerlin, TM-Helper (электронный помощник в тайм-менеджменте), а также всевозможные программы электронной и голосовой почты (Менеджер по контактам с клиентами версии 3.44), корпоративного хранения информации и т.д.

Советы по тайм-менеджменту для каждого

В основном все руководства по тайм менеджменту дают детализированные, четко продуманные и проверенные опытом рекомендации.

Fotolia 985770 S

Некоторые специалисты, например, Сьюзан Ворд, выделяют несколько психологических типов и, исходя из того, к какому типу принадлежит сотрудник, предлагают различные решения проблем. По мнению Сьюзан, всего таких типов пять. Во-первых, это люди, которые все делают в последний момент и в результате паникуют и не успевают даже спланировать свои действия. Ко второй группе относятся те, кто берет на себя слишком много обязанностей одновременно. Они просто не могут сказать «нет», что, кстати, является одной из задач тайм-менеджмента. В результате такой сотрудник занимается огромным количеством дел сразу, но ничего не успевает довести до конца. С ним нужно быть твердым и не позволять ему браться за все сразу. В-третьих, Сьюзан говорит о тех, кто просто не торопится завершать или даже браться за дело. Такие люди могут не перезванивать на отложенные звонки, что приведет к постоянным жалобам клиентов. В таких случаях эффективно применение четко обозначенных ограничений по срокам, а также введение некоторых контрольных точек проверки работы. Четвертый тип – разговорчивые сотрудники, вечно занятые чем угодно, кроме работы. Для них лучше всего ставить задачи каждый день или ориентировать их на короткие сроки выполнения. Последним типом, пожалуй, самым сложным, но интересным, являются перфекционисты – те, кто стремятся к совершенству, не задумываясь над тем, сколько времени они на это тратят. Разумеется, стремление выполнять работу максимально успешно – похвально, но не всегда на это хватает времени. Перфекционисты способны зациклиться на мелочи, которая не удается им достаточно хорошо, и в результате остановить всю работу. Здесь может помочь только постоянный контроль для того, чтобы убедить сотрудника в ненужности этой самой мелочи или подобной скрупулезности.

Такое деление вполне отвечает рабочим ситуациям в офисе, которые касаются любого юриста. Однако любую негативную черту можно либо исправить, искоренив вовсе, либо отшлифовать так, что она станет работать в вашу пользу. Существует немало советов, пользуясь которыми, можно практически достигнуть совершенства в искусстве управления временем.

Руководство по тайм-менеджменту

Как уже говорилось, на сегодняшний день в помощь как юристам, так и другим специалистам, работающим в офисе, было разработано большое количество различных электронных программ, технологий и устройств. Юристу необходимо следить за тем, чтобы у него под рукой были системы планирования и организации, системы отслеживания выполненных и невыполненных задач (напоминания) и системы, отмечающие время и контролирующие промежуток, необходимый для выполнения конкретной задачи.

Помимо этого существует и ряд простых советов, которым стоит последовать.

1) Умение контролировать себя при выполнении работы вплоть до того, чтобы считать время, потраченное на каждое, пусть даже самое мелкое задание. Для того чтобы составить свою модель управления временем, необходимо, прежде всего, узнать, каким сотрудником вы являетесь, какие у вас плюсы и минусы, в чем вы сильны, а в чем слабы. Очень важно знать, что именно может мотивировать вас к работе, стимулировать интерес к конкретной проблеме. При разработке даже самого простого плана на день, нужно учитывать именно ваш стиль работы, ваши особенности, а не те, которые вы считаете идеальными и к которым хотели бы стремиться. Однако и идеальная модель важна – пусть она станет эталоном, приблизиться к которому вполне возможно, так как желательно брать его из реальной практики других людей. Если вы твердо решили поменять свой стиль работы на более эффективный, помните, что ничего не делается в одночасье. Всему нужно время, которое в данном случае следует потратить на планирование и организацию. Главное верить в то, что вы сильны и все сможете.

2) Для вечно занятого юриста необходим рабочий план на каждый день – простой список задач и целей. Желательно, чтобы задачи ставились на предельно короткие сроки, приближенные к сегодняшнему дню. Раз в неделю нужно составлять план на более длительный срок. Иногда полезно ставить перед собой искусственные рамки выполнения заданий для того, чтобы потом не выполнять работу в последний момент, если вдруг появится нечто более важное и срочное. Все цели и задачи должны быть расставлены по приоритетам, а также по их прибыльности. Нужно уметь различать срочные и важные дела, иначе можно весь день заниматься первыми, так и не успев перейти ко вторым. Это особенно касается тех, кто работает в офисе и кому приходится выполнять массу бумажной работы.

3) Как только у нас возникает слишком много работы, и все дела кажутся важными и срочными, мы сталкиваемся с откладыванием одних дел в пользу других, что может негативно сказаться на эффективности. При возникновении данной проблемы важно ответить на вопрос: почему так произошло, что останавливает вас от решения проблемы в данный момент? Тут возможно несколько вариантов: либо слишком много работы, либо вы просто не знаете, что с ней делать и как к ней подойти. Есть также возможность того, что вы недооцениваете ее сложность или переоцениваете сроки, может случится и так, что вы перфекционист, а так как задача требует неоднозначного решения, вы боитесь браться за дело, а сама боязнь неудачи – уже угроза. Очень важно преодолеть этот страх неудачи, который тянет нас назад и ведет к отсрочке. Здесь можно обратиться за помощью к другим сотрудникам или каким-либо образом облегчить задачу. Отсрочивание можно побороть с помощью плана действий на сегодня, обозначения приоритетных целей. А можно просто не брать на себя слишком много задач, учиться говорить «нет». Иногда помогает выполнение первым самого сложного задания. Что бы ни случилось, надо быть реалистом в вопросах планирования своих дел и не обманывать самого себя, будто в сутках 30 часов, и можно успеть абсолютно все.

Fotolia 17127502 XS

4) Очень важно научиться говорить «нет» – это распространенная проблема, решить которую может разве что самоконтроль и практика. Важно уметь говорить «нет» как при отказе от какой-либо работы, так и в ситуациях, когда вас перебивают или мешают. Всегда при составлении плана нужно учитывать возможные неожиданно появляющиеся дела. На самом деле, умение говорить «нет» очень важно, потому что от него зависит то, сколько времени вы потратите на ненужные или невыгодные вам дела. Многие не могут отказать, потому что считают это грубым или неучтивым, и попросту врут, да еще зачастую во вред себе. Лучше сказать «нет» как можно раньше и сразу почувствовать облегчение, чем получать стресс от нехватки времени и невыполнения работы.

5) Часто мы так верим в себя и свои способности, что хотим все сделать сами, не делясь ни с кем нашей тяжкой ношей. Но иногда поделиться с кем-то и попросить у него поддержки бывает полезно – это важное и не всегда легко дающееся нам умение – умение просить помощи вместо того, чтобы взваливать все на себя одного.

6) Необходимо выработать для себя график контроля над бумажной работой, телефонными звонками и электронной почтой, чтобы не откладывать ответы на потом и не лишать себя драгоценного времени.

7) Зачастую юристу приходится возвращаться за какими-либо бумагами, когда их нет под рукой, и потому многие специалисты советуют брать с собой как можно больше бумажного материала, который касается тех дел, которыми он занят в данный момент.

8) Одним из наиболее оптимистичных советов является совет не унывать и верить в себя: позитивный настрой всегда спасает в любой ситуации, поэтому даже когда ничего не успеваешь, можно остановиться на несколько минут и, отдохнув и улыбнувшись, продолжить работу, которая при наличии хорошего настроения точно пойдет быстрее и эффективнее.

После того, как все советы учтены, и план составлен, можно смело действовать и получать результаты, а после для большей наглядности составить график, таблицу или рисунок, отражающий их. Важно быть уверенным в себе, избавляться от таких принципов как «Нельзя сказать «нет» клиенту или старшему партнеру», следовать своим принципам и ценностям, не обманывая и не предавая свое «я». И, конечно, нельзя забывать об отдыхе, который составляет значимую часть успеха, потому что дает силы и настрой на самую сложную работу, подобно награде за выполненное задание.

Иногда так хочется бросить все, поверив в чудо о том, что дело сделается само собой и о нем не нужно слишком волноваться. Конечно, отдыхать, веселиться и получать за это деньги от клиентов гораздо лучше. Но ведь все понимают, что такое чудо невозможно в принципе. Каждый из нас старается выбиться в лидеры и обогнать во всем остальных. И, хотя уже создано множество различных приспособлений, разработана уйма технологий, помогающих с организацией и учетом нашей работы по срокам, важной составляющей тайм-менеджмента юриста является его собственная решимость и умение организовывать себя, следуя различным руководствам и книгам по данному вопросу.

Любая суета – бег в пустоту – ни к чему не приведет. Важно грамотно подходить к вопросу времени, чтобы не стать его рабом. Иногда бывает необходимо отложить что-то или просто подождать, прислушавшись к словам Михаила Булгакова: «Успевает всюду тот, кто никуда не торопится».

Опубликовано в журнале ЮБ №06-2007

 

Добавить комментарий


Защитный код
Обновить

Яндекс.Метрика