Системные решения для ведения договорной работы

05. 11. 2018
posted by: Юридический бизнес
Просмотров: 60
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Rating 0.00 (0 Votes)
  • Автор:
    Автор: Кирилл Сидоренко, партнер юридической фирмы ЮСБ Консалтинг (Красноярск)

Общеизвестно, что качество договорной работы в малых и средних компаниях зачастую оставляет желать лучшего. При этом небрежное отношение к этому аспекту ведения бизнеса может привести к серьезным убыткам.

Читайте в статье нашего нового автора рассказ об особенностях создания, продажи и постановки системы договорной работы, призванной обезопасить клиентов от неожиданных ситуаций в отношениях с контрагентами.

Кирилл Сидоренко

Партнер юридической фирмы «ЮСБ Консалтинг», возглавляет коммерческую практику компании. В 2005 году окончил юридический факультет Красноярского государственного университета. В 2001-2002 гг. прошел годичный курс обучения на юридическом факультете в университете г. Пассау (Германия). Аспирант юридического института Сибирского федерального университета. Специализируется на договорном праве и арбитражном процессе. Адрес для связи: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..

Кризис наступил. Что изменилось?

Экономический кризис, несомненно, ослабил иммунитет бизнеса, и теперь все, что идет «не так», воспринимается гораздо чувствительнее, нежели еще полгода назад, когда ресурсов хватало на то, чтобы не отвлекаться на «мелочи». В новых условиях любая упущенная деталь может серьезно осложнить и без того непростую жизнь бизнесмена, тем более, если эти детали накопятся и станут «снежным комом» проблем. Если раньше задержка в поставке товара или, наоборот, в его оплате на пару дней вызывала всего лишь досаду, то теперь отсутствие в нужный момент «глотка» финансового «кислорода» может погубить компанию. И если прежде многие вопросы можно было легко решить при помощи телефонного звонка, то сейчас бизнес-партнеры стали весьма несговорчивыми. Воззвания к разуму, совести и добродетелям бизнесмена уже не производят должного эффекта: если контрагент решил «оптимизировать» свои финансы за ваш счет, то он, скорее всего, так и сделает, и помешать ему может разве что только стихийное бедствие.

Осознав непригодность привычных неформальных инструментов разрешения разногласий, многие предприниматели с надеждой во взоре обратились к инструментам правовым. Они достали из пыльных папок и, возможно, в первый раз внимательно ознакомились с содержанием договоров, на которые раньше в пылу производственных будней не очень-то хватало времени.

Некоторые и сами осознали, что документ, который они держат в руках, в лучшем случае всего лишь сборник красивых деклараций. Другие были разочарованы юристами, к которым они обратились за консультацией. Те же, кто решил сэкономить на профессиональной помощи или продолжал упорствовать в заблуждении, были огорчены уже в суде.

Бизнес внезапно испытал отрезвляющее столкновение с реальностью: оказалось, что при фактической правоте в значительном числе случаев добиться этой правды юридическим путем просто невозможно. И основная причина – низкое качество договорной работы.

1000 и 1 договор для бизнеса

Опыт нашей фирмы по общению с малым и средним бизнесом показал, что до недавнего времени серьезная юридическая проработка договорных отношений с контрагентами не входила в круг приоритетов предпринимателей. Типичная схема такой работы состояла в том, что ответственный менеджер согласовывал условия договора с контрагентом, самостоятельно, без помощи юриста, готовил текст договора на основе какой-нибудь «рыбы», скачанной из Интернета или обнаруженной в книге под названием «1000 и 1 договор для бизнеса».

Судебная проверка на прочность таких договорных отношений выявила все слабые стороны подобных контрактов, из-за чего защита собственных интересов и стала невозможной. Особенно печально ситуация выглядела там, где некачественных договоров было заключено немало, контрагенты предварительно не проверялись, а при возникновении проблем клиенты долго ждали и бездействовали в надежде, что «все само рассосется».

Шанс на спасение

Для тех, кто осознал серьезность совершенных ошибок, стало очевидно, что качественно изменить ситуацию поможет только системное решение. Даже разработка супердоговора не сделает бизнес надежнее, потому что специалисты могут не знать, как эффективно его применять в каждом отдельном случае, а самое главное, могут не суметь предотвратить риски неисполнения обязательств на ранней стадии сотрудничества с контрагентом. Обращение бизнесменов в нашу фирму побудило нас начать поиск подходящего ответа.

Стало понятно, что актуальным будет предложение не просто локального решения конкретных проблем (подготовки договора по конкретной сделке, претензии по просрочке оплаты и т. д.), а создание целой системы работы с договорными отношениями. Инвестиции в ее создание способны поднять безопасность бизнеса на качественно иной уровень. Такая система безопасности не только поможет разрешить спор в свою пользу, но и, что самое важное, она в состоянии изначально предотвратить многие рискованные сделки и уберечь бизнес от убытков, порой очень крупных.

Какие же аспекты должна охватывать система договорной работы, чтобы максимально предотвращать риски экономических потерь? По нашему мнению, она должна включать как минимум следующие блоки:

  1. Выработка процедур ведения договорной работы.
  2. Разработка стандартов подготовки документов.
  3. Сбор информации о контрагентах.
  4. Юридическая проработка договоров.
  5. Учет технических аспектов оформления договоров.

Выработка процедур

Договорная работа – это процесс, состоящий из множества отдельных операций. Невозможно эффективно им управлять, если неизвестно, из каких операций он состоит, какова их последовательность, кто и в какие сроки ответственен за выполнение каждой операции.

Поэтому основой эффективной договорной работы является так называемая «карта» операций, которая и описывает все вышеуказанные элементы. Надлежащая проработка этого блока устраняет риски отсутствия ответственного лица, дублирования ответственности, нарушения сроков выполнения стандартных операций, пропуска важных, но не очевидных на первый взгляд действий.

Разработка стандартов документов

При частом повторе операций нужно стандартизировать процесс подготовки важных документов. В рамках договорной работы к числу таковых относятся: письма контрагентам (в том числе претензии); формы запросов информации, анкет, актов приема-передачи документов; списки документов и информации, которые необходимо запросить у контрагента; формы заявлений в государственные органы и т. п. Проработка данного блока системы договорных отношений исключает необходимость повторно готовить типовые документы, а также позволяет четко знать, от кого, кому и какую значимую информацию нужно получать и передавать в рамках поддержания договорных отношений.

Сбор информации

К сожалению, подавляющее большинство предпринимателей не интересуются важной для принятия решений информацией о своих контрагентах. Типовой набор запрашиваемых сведений ограничивается учредительными документами, выпиской из ЕГРЮЛ и документами о назначении руководителя предприятия. При этом в подавляющем большинстве случаев эти бумаги передаются в копиях, заверенных самим контрагентом, а учредительные документы зачастую имеются не в полном объеме (в худшем случае передается обложка устава и последний лист с копией штампа налогового органа).

Последующий сбор информации является еще более редким явлением и характерен, как правило, только для крупных организаций с развитой службой безопасности (например, банков). Таким образом, уже на стадии заключения договора упускаются из вида многие риски: тяжелое экономическое положение контрагента, граничащее с банкротством; фактическое прекращение активной предпринимательской деятельности; нахождение компании в состоянии «запуска в космос»; история недобросовестного исполнения обязательств перед другими контрагентами; участие фирмы или ее руководителей в мошеннических схемах и т. д. И это притом, что значительный объем ценных сведений можно получить из открытых и бесплатных источников, например, в сети Интернет (см. сборник специализированных Интернет-ресурсов на сайте «ЮСБ Консалтинг»: www.usb-c.ru).

Юридическая проработка договоров

Недостаточное внимание к юридическому содержанию договора влечет за собой множество негативных последствий, например, банальную невозможность взыскать оплату за поставленный товар, выполненные работы или оказанные услуги.

Оформляя договор, необходимо исходить из допущения, что в рамках спора с контрагентом он, возможно, будет рассмотрен в суде – последнем рубеже защиты прав и интересов. Категорически не рекомендуется использовать «типовые» формы договоров, скачанные из Интернета или справочных правовых систем, поскольку они не только не помогут в случае появления разногласий с контрагентом, но и с большой долей вероятности навредят. Важные для предприятия сделки в обязательном порядке должны оформляться юристом – это заложит прочный фундамент договорных отношений. Стоит помнить, что качественная работа предполагает учет не только «буквы закона», но и актуальной судебной практики, о которой опытные юристы хорошо осведомлены.

Базовая потребность
Есть расхожее заблуждение о том, что система договорной работы является атрибутом лишь крупных компаний с множеством отделов, сложной системой согласования документов и большим внутренним юридическим департаментом. На самом деле договорные отношения – основа любой цивилизованной деловой деятельности. Каждое конкретное сотрудничество становится возможным только тогда, когда стороны приходят к общему пониманию совместных действий. И здесь речь идет не только о праве, но и, прежде всего, о качественной коммуникации. Учитывая же специфику мира бизнеса, любое взаимодействие его участников так или иначе подпадает под действие права, и предприниматели, желающие сотрудничать, вступают в договорные отношения. Таким образом, договорная работа является основой жизнеобеспечения бизнеса. Без четких, ясных и юридически корректных договоренностей невозможно рассуждать о стабильности и прогнозируемости. Поэтому качественная договорная работа – одна из базовых потребностей современного бизнеса, хотя это, к сожалению, и не всегда очевидно для многих предпринимателей.

Оформление договоров

Как ни странно, но даже само фактическое оформление договора как документа тоже имеет ряд аспектов, недостаточное внимание к которым может повлечь негативные последствия. Например, в многостраничном договоре можно заменить листы с невыгодными условиями и выдать этот экземпляр за подлинный и единственно верный. Договор может быть «подписан по факсу», нередки и ситуации, когда контрагент использовал факсимиле подписи руководителя и впоследствии оспорил документ. Надлежащее внимание к техническим деталям оформления договора позволяет предотвратить подделку как договора в целом, так и отдельных его частей, а также избежать споров о его действительности. В связи с этим, совершенно необходимо, чтобы ответственные за оформление договора сотрудники предприятия знали все существенные аспекты этого блока договорной работы и умели выявлять и предотвращать недобросовестные действия контрагентов по «доработке» документа.

Как продавать этот продукт

Основная трудность в продвижении услуг по созданию системы договорной работы связана с тем, что ценность ее приобретения для клиента может быть совершенно неочевидна. Действительно, иногда результат работы юриста можно увидеть: это может быть, например, подготовленный документ, имущество, полученное с помощью юриста, или выигранная в суде сумма. В этом случае клиенту понятно, за что он заплатил деньги. Но когда речь заходит о системе договорной работы, у руководителя предприятия возникает вопрос: «А что я, собственно, получу?». «В физическом отношении – формы документов, инструкции и устные консультации по внедрению, в ментальном – возможно, уверенность в безопасности собственного бизнеса, в финансовом – несомненно, затраты...». Вот здесь, пожалуй, и кроется одна из основных проблем при предложении данного продукта: система договорной работы нацелена на то, чтобы уберечь предприятие от убытков и неэффективных расходов, но понять ее действенность можно только в конфликтных ситуациях. А они могут либо не возникнуть, либо быть настолько незначительными, что эффект от новой системы будет не настолько масштабным, чтобы оправдать ожидания. Предприниматель невольно задается вопросом: «А не зря ли я трачу деньги?».

Ключевое значение приобретает доверие клиента к консультанту и к качеству его продукта. Соглашаясь купить систему, «боевые характеристики» которой, возможно, никогда не проявятся, клиент должен быть на сто процентов уверен, что в случае неприятности она сработает безупречно. Иными словами, он покупает своего рода «страховку» и платит деньги за продукт, эффект которого можно увидеть только в случае наступления «страхового случая» – возникновения конфликта с контрагентом. Для того чтобы убедить клиента, что он не покупает «воздух», нужно наглядно, в том числе и на примере судебной практики, показать возможные последствия тех или иных ошибок, которые допускаются при отсутствии системы договорной работы, а также продемонстрировать предполагаемые пути предотвращения возможных рисков.

Облегчить задачу при продажах поможет и негативный опыт, с которым клиент уже столкнулся. Здесь будет уместен следующий пример. Однажды в нашу фирму обратилась за помощью оптовая алкогольная компания, которая поставила в розничные точки огромное количество продукции. Когда задолженность супермаркетов стала исчисляться сотнями тысяч рублей, руководство решило эти долги взыскать. Для этого компания самостоятельно провела работу по сбору необходимых документов и обратилась к нам. Оказалось, что в более чем 90% случаев товар был принят лицами, подтверждение полномочий которых у поставщика отсутствовали. Платежи за поставленный товар проводились либо по счетам-фактурам, либо со ссылкой «по договору», либо «за товар», что исключало возможность ссылаться на оплату как на одобрение сделки. Акты сверки в большинстве своем имели неконкретное содержание, а что еще хуже – были подписаны бухгалтерами, а не руководителями предприятий. Если бы все документы изначально оформлялись правильно, либо, на худой конец, акты сверки как последнее средство спасения были подписаны с требуемым содержанием и нужными людьми, у клиента были бы шансы получить, в итоге, причитающиеся ему средства. Но поскольку документы были оформлены в том виде, в каком мы их получили, а контрагенты нашего клиента один за другим отказывались идти на контакт, качественно исправить положение уже не удалось. Этого можно было избежать, если бы все сотрудники оптовой компании, взаимодействовавшие с розницей, знали, как необходимо действовать и как должны оформляться документы для того, чтобы в результате задолженность покупателя не вызывала сомнений.

Тонкости внедрения новой системы

В процессе создания системы договорной работы на предприятии от юридического консультанта зависит очень многое. Так, адекватность конечного продукта, т. е. системы, будет зависеть от того, насколько качественно был проведен анализ деятельности предприятия. И чем качественнее подготовлены документы и проведена работа с персоналом при внедрении, тем больше шансов, что система будет работать правильно.

Но самое главное в таком проекте – желание самого клиента обеспечить фактическую жизнеспособность системы. Здесь уже он сам несет ответственность за то, чтобы новые стандарты поведения стали привычкой для всех лиц, вовлеченных в поле действия системы. Юрист может поддерживать клиента «под локоток», пока тот учится «ходить» по-новому, но «пойти» клиент должен сам. Помощь в осознании этого момента – одна из основных целей юриста уже на начальной стадии взаимодействия. Если этого не сделать, у клиента может возникнуть неадекватное ожидание в отношении продукта и, соответственно, последующая неудовлетворенность результатом проекта, даже несмотря на качественное по содержанию выполнение.

Залогом успешной реализации проекта является также тщательный правовой аудит фактически сложившейся схемы договорной работы на предприятии. Необходимо выяснить не только основные направления деятельности клиента, но и все специфические вопросы, которые подлежат договорному урегулированию с контрагентами. Нужно выявить всех лиц, вовлеченных в договорную работу, их формальный и фактический статус в этой системе, принятую схему взаимодействия между ними. Следует провести интервью со всеми задействованными лицами, начиная от руководителя компании и заканчивая исполнителем в самом конце цепочки. Это единственный способ получить не только объективную картину внутренней организации работы клиента, но и обобщить субъективные представления всех сотрудников о сложившейся схеме. Ведь зачастую бывает, что проблемы ошибок или низкой эффективности договорной работы изначально были вызваны неправильным о ней представлением.

При интервьюировании персонала важно выяснить наиболее типичные трудности, с которыми сталкивается каждый участник договорной работы, пожелания по ее улучшению. Также необходимо разъяснить цели работы консультанта: чтобы, с одной стороны, не возникало неверных представлений о конечном результате, а с другой стороны, было исключено негативное отношение к нему. Этот момент является особенно важным, поскольку создание системы договорной работы неизбежно нарушает повседневный уклад работы и идет вразрез с привычками, что естественным образом вызывает дискомфорт. Если при этом не наладить эффективную коммуникацию с работниками предприятия клиента, то дискомфорт может вылиться в открытое неприятие консультанта и проводимых им изменений, что приведет и к негативному отношению к самой системе договорной работы как стратегии, навязанной извне. Здесь также важно помнить, что лучше создать неидеальную, но работающую систему, чем спроектировать идеальную схему, которую работники будут молчаливо саботировать.

Ну и, разумеется, необходимо осуществить практические мероприятия по «запуску» системы в работу: провести семинар для сотрудников фирмы, дать общие разъяснения о целях системы, ее свойствах и особенностях, пояснить доступным языком основные юридические аспекты, которые должны учитывать все сотрудники, предоставить индивидуальные консультации по отдельным, наиболее сложным вопросам, а также осуществить сопровождение деятельности предприятия на начальном этапе работы в новых условиях.

По нашему мнению, только такой комплексный подход способен в значительной степени повысить безопасность бизнеса и его эффективность, а затраты на внедрение системы договорной работы сделать выгодными инвестициями в его развитие.

Опубликовано в журнале Юридический бизнес, 2009

 

Добавить комментарий


Защитный код
Обновить

Яндекс.Метрика