Дора Уоллрот имеет солидный опыт работы как в адвокатуре, так и в правовых департаментах. Будучи адвокатом, специализирующимся на финансовом праве и судебных спорах, она не раз консультировала клиентов в качестве внешнего юриста. Сейчас она находится по другую сторону барьера – теперь ей самой приходится подыскивать среди адвокатских контор надежных партнеров, четко формировать их задачи и проверять качество проведенной работы.

Каким образом в Вашей компании принимаются решения о найме внешних юридических фирм? Какие факторы для Вас особенно важны?

Нанимая внешних консультантов, мы всегда тщательно исследуем их послужной список. Нас интересуют следующие моменты:

• Уровень подготовки: на каких областях права специализируется данная фирма? Кто из адвокатов этой фирмы подходит нам больше всего с точки зрения объема знаний и опыта? Есть ли среди них те, кто не только разбирается в юриспруденции, но и знает специфику нашей отрасли?
• Репутация: какова репутация фирмы? Что говорят о ней предыдущие клиенты и другие юристы?
• Гибкость в подходе к способам платежа: какая из фирм готова предоставить нам наибольшие скидки? Учитывает ли она наши бизнес-интересы? Можем ли мы поторговаться относительно цены или способа оценки сделанной работы?
• Стоимость: каковы расценки на работу адвокатов и их текущие расходы?
• Местонахождение офиса: находится ли офис юридической фирмы недалеко от нашего? Есть ли у нее филиалы в других городах и странах?

Мы опрашиваем несколько фирм-претендентов и, получив всю необходимую информацию, тщательно сравниваем данные. Еще один важный момент – мы пытаемся не фокусироваться сверх меры на презентации. Адвокаты могут затрачивать значительные средства на то, чтобы представить себя в лучшем свете. Но качество рекламы, увы, далеко не всегда гарантирует качество сервиса. Однако даже в том случае, когда мы отвергаем кого-либо из претендентов, мы стараемся расстаться на хорошей ноте. Ведь никто не знает, возможно, нам еще предстоит работать с ним в будущем.

В чем Вы видите самую большую проблему при работе с внешними юристами?

Главное во взаимодействии внешних и внутренних юристов – это качественно налаженные коммуникации и желание обоих сторон идти навстречу друг другу. К сожалению, этого не всегда удается достичь. Мне нередко приходится выслушивать жалобы наших сотрудников на внештатных юристов: «Они не дают себе труда разобраться в нашем бизнесе», «Они понятия не имеют о структуре нашего бюджета», «Мой адвокат выставил слишком большой счет» и т.д., и т.п. По большей части это совершенно справедливые замечания, особенно учитывая старую добрую истину: «Клиент всегда прав».

Для решения каких задач Вы чаще всего нанимаете внешних юристов?

Задачи могут быть самыми разнообразными. Чаще всего потребность во внешних адвокатах возникает тогда, когда у нас самих нет достаточных ресурсов для решения возникшей проблемы. Это и вопрос времени, и вопрос компетенции. Разумеется, я могу поручить одному из сотрудников детально разобраться в какой-либо ситуации, но это потребует огромных временных затрат. В некоторых случаях речь идет не столько о знаниях и опыте, сколько о налаженных контактах. Например, если нам требуется адвокат для ведения судебного дела, мы приглашаем специалиста, который знаком с порядками именно в этом суде, а еще лучше – и с адвокатом, который представляет наших оппонентов. То же самое касается юристов, специализирующихся на международном праве: если нам нужен человек, разбирающийся в китайском законодательстве и знающий китайский язык, мы, разумеется, обратимся к внешнему специалисту.

Что бы Вы посоветовали компаниям, желающим нанять внешних юристов?

Как я уже говорила – наладить систему коммуникаций и изначально проговорить, кто и чего ожидает от данной сделки. Крайне важна шкала оценки проделанной работы. Бывают случаи, когда клиент недоволен результатами и требует сократить сумму к выплате. Разумеется, не все адвокаты соглашаются на это. Аналогичная ситуация возникает, когда по ходу дела выясняется, что для реализации проекта нужно провести дополнительное исследование. Клиент считает, что раз общая стоимость проекта уже обговорена, ему не следует платить ничего сверху. А у адвоката иное мнение: раз он работает больше, он, соответственно, должен получить и дополнительную оплату.

Заключая договоры с внештатными юристами, мы всегда оговариваем подобные моменты, и это помогает нам избежать множества конфликтных ситуаций.

Бывают ли случаи, когда источником конфликта являются сотрудники внутреннего правового департамента?

Разумеется, мы тоже не без греха. Основная наша проблема – неумение донести до адвокатов весь объем нужной информации. Мы варимся в своем собственном соку, и нам начинает казаться, что некоторые вещи являются общеизвестными и само собой разумеющимися. Но это далеко не всегда именно так. Еще одна проблема – нам не всегда удается скоординировать действия своих собственных департаментов. Например, если с внешними юристами одновременно работает и бухгалтерия, и правовой отдел, и разработчики программного продукта, то адвокатам не всегда понятно, перед кем и за что именно им надо отчитываться.

Как Вы решаете проблему сокращения бюджета на правовые услуги?

Это сложный вопрос. В условиях, когда ставки внешних консультантов постоянно растут, мы вынуждены все чаще полагаться лишь на свои собственные силы. Мы – не самая крупная компания и у нас не такой большой объем работы для внешних юристов, поэтому у нас нет возможности давить на них: снизьте ставки, иначе мы перейдем к другой адвокатской конторе. Тем не менее, в некоторых случаях нам удалось сократить часовые ставки; с одной фирмой мы работаем, исходя из заранее оговоренной суммы, другая дает нам скидки. Мы пришли к выводу, что нам выгоднее нанять в штат специалиста по трудовому законодательству, и теперь количество исков со стороны персонала практически сошло на нет. Этот шаг позволил нам сократить судебные расходы.

Какие технологические нововведения Вы используете в своей работе?

Сейчас мы работаем над внедрением системы управления счетами, которая позволит нам лучше контролировать все исходящие от фирм счета и высвободить время на решение насущных правовых задач.

Потихоньку мы создаем электронную базу данных всех документов, состоящую из отсканированных копий. Это позволяет нам в течение нескольких секунд найти именно то, что нужно.

Что касается популярного в наши дни Knowledge Management System (Системы управления знаниями), после каждого проекта мы собираем все документы, интересные статьи и аналитические записки в отдельную директорию. Наш программист создал для нас удобную систему поиска по данной директории, что во многом облегчает работу с ней. Одна из юридических фирм, с которой мы сотрудничаем, уже создала подобную директорию на своем внутреннем сервере и недавно сообщила нам, что мы получим доступ к этой базе. Думаю, что это будет серьезной поддержкой в нашей работе.